Økonomiforvaltning

Det kongelige hoff har et styringssystem som omfatter styringsprinsipper og styringsmodell, ledelsesdokumenter, beredskapsplaner, sikkerhetsprosedyrer og prosesser for å styre og kontrollere virksomheten. En del av dette er styringsprinsippene og retningslinjer, rutiner og fullmakter for å styre og kontrollere økonomien.

Det er viktig for oss at Hoffet skal være en åpen, moderne og effektiv organisasjon. Vi arbeider kontinuerlig for å leve opp til dette.

Det kongelige hoff har over tid opplevd økte kostnader som ikke fullt ut kompenseres av økte bevilgninger. Resultatet av dette er redusert økonomisk handlingsrom til utviklingstiltak, løpende prioriteringer og investeringer. På bakgrunn av dette har det vært behov for å gjennomføre et forbedringsprosjekt, kalt balanseprosjektet, for å sikre langsiktig økonomisk handlingsrom og hensiktsmessig drift av organisasjonen. Balanseprosjektet skal effektivisere og forbedre Hoffet. Kostnadene skal reduseres gjennom effektivisering og forbedring av arbeidsprosesser slik at ressurser kan frigjøres til andre prioriterte aktiviteter og oppgaver. Prosjektet implementeres over en treårsperiode fra 2024 til 2026.

Balanseprosjektets mål er å:

• utvikle en bærekraftig organisering, ressursbruk og oppgaveforståelse som sikrer å kunne støtte de kongelige og Kongehusets kjerneoppgaver over tid
• sette Det kongelige hoff i stand til å iverksette de rette tiltakene og skape varige forbedringer i hvordan vi organiserer og gjennomfører arbeidet med vekt på profesjonalisering, digitalisering, synergier og kostnadsbesparelser
• sikre god balanse mellom oppgaver, ressurser, personell og organisering

Styringsprinsipper

Kongeparet og Kronprinsparet gir fullmakter til organisasjonen gjennom beslutninger som fattes i styringsmøter. Styringsmøtet er Det kongelige hoffs øverste beslutningsorgan.

Det kongelige hoff har etablert en styringsmodell som skal sikre systematisk planlegging og oppfølging av virksomheten. Den omfatter planverk, møtestrukturer, retningslinjer og rutiner for å planlegge, styre og følge opp virksomheten. Styringsmodellen består blant annet av:

• målbilde og virksomhetsplan
• avdelingsplaner forankret i virksomhetsplanen med tilhørende prioriteringer og ansvarsfordeling
• årlige budsjetter som er delegert til avdelinger og seksjoner basert på ansvarsområde og fullmaktstruktur
• rapporteringsrutiner (månedlig, kvartalsvis og årlig)

Planprosess

Hoffets virksomhetsplan revideres hvert år. Den årlige planprosessen starter med et møte med de kongelige, der fokusområder og planer for neste år diskuteres. Deretter revideres virksomhetsplanen, og det utarbeides årlig plan for alle avdelingene. Avdelingsplanene inneholder hovedaktiviteter innenfor avdelingens ansvarsområder, samt planer for medarbeiderutvikling, kompetanseplaner og miljøtiltak. Avdelingsplanene er, sammen med planer for arrangementer og aktiviteter, grunnlaget for det årlige budsjettet.

Budsjettprosessen resulterer i innspill til kontaktdepartementet for året etter kommende budsjettår, i tillegg til et internbudsjett for kommende budsjettår som skal være gjenstand for løpende oppfølging. Innspill til revidert nasjonalbudsjett og nysaldering skjer etter behov.

Budsjettinnspillet til kontaktdepartementet og internbudsjettet legges fram for styringsmøtet for beslutning.

Økonomistyring og internkontroll

Kongehuset og Det kongelige hoff er ikke en del av statsforvaltningen, og organisasjonen er ikke underlagt statlig instruksjonsmyndighet.

Økonomistyring og regnskapsføring følger Økonomireglement for Det kongelige hoff, fastsatt ved Kronprinsregentens resolusjon 5. juli 2002 med ikrafttredelse samme dag, og endring av 7. februar 2020. Stortinget bevilger årlig midler til Kongehuset og Det kongelige hoff over statsbudsjettet. Det er regulert i Grunnlovens § 75 e. Bevilgningen skjer over to kapitler og poster:

• Apanasjen til henholdsvis Kongen og Dronningen (kap 1 post 01), Kronprinsen og Kronprinsessen (kap 2 post 01) skal dekke kostnader til livsopphold og kostnader til drift, vedlikehold og utvikling av de private eiendommene, unntatt lønnskostnader knyttet til løpende forvaltning og vaktmestertjenester som utføres av Hoffets ansatte. Apanasjen dekker også de kongeliges private utgifter, inkludert innkjøp av offisielle antrekk. Det skal ikke rapporteres på bruk av apanasjen.
  
• Det kongelige hoff (Civillisten, kap 1 post 50): Alle Hoffets ansatte lønnes over denne bevilgningen. Posten dekker også drifsmidlene til Det kongelige hoff og skal dekke konstnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av de statlige kongelige eiendommene. Bruken av disse midlene rapporteres hvert år gjennom en offentlig årsrapport som avgis til Stortingets presidentskap, kontaktdepartementet og Riksrevisjonen.
  
• Særskilte prosjekter ved Det kongelige hoff (kap 1 post 51): Bevilgninger over denne posten er øremerket til gjennomføring av investeringer / prosjekter som er av en slik størrelse at ordinær bevilgning ikke kan dekke dem. I 2024 var dette i hovedsak sikkerhetstiltak på de kongelige eiendommene som gjennomføres av Hoffet på oppdrag fra Justisdepartementet og investeringen knyttet til IKT-sikkerhet og compliance.

Stortingets årlige bevilgning til Kongehuset fastsettes med bakgrunn i regjeringens forslag til statsbudsjett som hvert år fremmes for Stortinget. I forkant av dette spiller Det kongelige hoff inn forslag til budsjett for det angjeldende budsjettår til kontaktdepartementet. Budsjettforslaget blir således del av den ordinære prosessen for statsbudsjettet.

Det kongelige hoff ivaretar all forvaltning av Stortingets bevilgninger over programområde 00, kategori 00.10, kapittel 1 og 2, på vegne av de kongelige. Hovedprinsippene for denne forvaltningen er som følger:

• Bevilgningene over post 50/51 til Det kongelige hoff regnskapsføres i egne regnskap med egne kontoplaner og bankkonti, og revideres av ekstern statsautorisert revisor. Bruken av midlene rapporteres hvert år gjennom en offentlig årsberetning.
• De to apanasjene regnskapsføres i egne regnskap med egne kontoplaner og bankkonti, og revideres av ekstern statsautorisert revisor. Over tid benyttes om lag halvparten av den samlede apanasjen til drift, vedlikehold og utvikling av de private eiendommene.

Lønns- og personalkostnader for Det kongelige hoff belastes i sin helhet i ett og samme regnskap, Den kongelige civilliste. Det er i tråd med forutsetningene for bevilgningene og størrelsene på disse, slik de ble fastsatt i 2001/2002.

Hoffsjefen har det øverste administrative ansvaret for økonomistyringen ved Det kongelige hoff, inkludert budsjettdisponeringsmyndighet og anvisningsmyndighet for samtlige midler som disponeres av Det kongelige hoff.

Hoffsjefen delegerer budsjettdisponeringsmyndighet til avdelingslederne i årlige disponeringsbrev. Disponeringsbrevet inneholder:

• tildelt bevilgning til den enkelte avdeling
• hva budsjettdisponeringsmyndigheten innebærer av ansvar og myndighet, blant annet om eventuell adgang til skriftlig videredelegering
• fullmakter som er gitt på personalområdet
• eventuelle bindinger som er gitt på økonomi- og personalområdet

Tildeling av eventuelle tilleggsmidler eller andre endringer i disponeringen i budsjettåret gjøres av styringsmøtet.

Resultatoppfølging

Avdelingene rapporterer kvartalsvis på alle mål i sine avdelingsplaner når det gjelder økonomi, sykefravær, medarbeidertilfredshet, kompetanseutvikling og miljø. Rapporteringen skjer etter en fastsatt mal som omhandler alle områder. Det gjennomføres styringssamtale mellom hoffsjef og den enkelte avdelingsleder kvartalsvis. Kvartalsrapporten for Hoffet presenteres for styringsmøtet, og eventuelle behov for endringer i internbudsjettet fremmes og besluttes her.

Risikostyring

Det gjennomføres årlige risikoanalyser med evaluering og tiltak for å styre risikobildet. Styringsmøtet gjennomgår årlig risikostyring og internkontroll. Alle regnskaper revideres årlig av ekstern revisor.

Forvaltningen av de statlige kongelige eiendommene

Slottet, Bygdø kongsgård og Oscarshall

Det kongelige hoff har ansvar for drift og innvendig vedlikehold av de statlige kongelige eiendommene med tilhørende parker, mens Statsbygg har ansvar for ytre bygningsmessig vedlikehold, drift og vedlikehold av bygningenes faste tekniske anlegg, samt byggemeldingspliktige tiltak på eiendommene. Hoffets ansvarsområder finansieres over den offisielle bevilgningen. På Slottet foregår det kontinuerlig rehabilitering av ulike rom, mens parkanlegg og stisystemer krever jevnlig vedlikehold året rundt. 

Stiftsgården i Trondheim og Gamlehaugen i Bergen 

Statsbygg har ansvar for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling.

Forvaltning av private kongelige eiendommer

Hoffet følger prinsippet om at større/verdiøkende tiltak på private eiendommer ikke skal utføres av Hoffets ansatte. Utvikling og større/verdiøkende tiltak ved de private eiendommene finansieres av private midler og utføres av eksterne aktører. Hoffets arbeid begrenser seg til planlegging, innhenting av tilbud og oppfølging av prosjekter (forvaltning). Dersom ansatte ved Det kongelige hoff utfører verdiøkende tjenester, blir dette viderefakturert apanasjen.